Какие возможности открывает электронная цифровая подпись для бизнеса?
Электронная цифровая подпись – аналог персональной подписи, который используется для подписания электронных документов. Он состоит из ряда латинских букв и цифр, сгенерированных специальной программой. Комбинации цифр и букв никогда не повторяются. За счет этого обеспечивается уникальность каждого ряда. ЭЦП могут иметь граждане, юридические лица и ИП. Из нашей статьи вы узнаете о том, какие возможности открывает электронная подпись для бизнеса, как она работает и для чего необходима предпринимателям.
Итак, ЭЦП предназначена для тех же целей, что и рукотворный автограф – идентификация лица, подписавшего документ, подтверждение неизменности содержания документа после его создания.
Цифровая подпись имеет точно такую же юридическую силу, как и ее рукописный аналог. Документы, заверенные с ее помощью, признаются судами в качестве доказательств.
Какие возможности открывает бизнесу электронная цифровая подпись?
Наличие электронного автографа свидетельствует о подлинности документа и о том, что его содержание согласовано с руководителем или другим заверившим лицом (юристом главным бухгалтером и т.п.).
Помимо этого, ЭЦП позволяет:
- Сократить время отправки готовой корреспонденции по месту ее назначения. Документы, подписанные через ЭЦП, сразу по каналам электронной связи отправляются получателю. Их не нужно распечатывать, чтобы заверить от руки, затем сканировать, чтобы «скинуть» через интернет или отправлять обычной почтой.
- Усиливается защита информации. Как мы уже сказали, электронная подпись создается с помощью специальных криптографических символов. Подделать их практически невозможно. Злоумышленнику придется совершить неимоверное количество сложных математических вычислений, чтобы подобрать нужную комбинацию. Да и без специальных знаний здесь не обойтись.
- Снижение риска финансовых потерь, которые часто являются следствием утечки секретных данных компании.
- Упрощается взаимодействие с контрагентами. За счет того, что подписание документов, в том числе и договоров, занимает считанные секунды, сделки заключаются за минимальные сроки. Также быстро ведется и любая деловая переписка.
- Ускоряется отправка налоговых, таможенных отчетов, участие в конкурсах государственных закупок.
- Отпадает необходимость вести бумажный документооборот.
- Предприниматели получают возможность пользоваться государственными услугами удаленно.
- Электронная подпись на документе свидетельствует о наличии определенного факта – подписании договора, соглашения, принятии решения, направлении обращения и т.п. Если документ, подписанный электронным способом, станет причиной корпоративного спора, стороны всегда смогут провести полноценное внутренне расследование в компании.
Электронная цифровая подпись и её виды
Федеральный Закон № 63-ФЗ «Об электронно-цифровой подписи» предусматривает 3 вида электронной подписи:
- Простая
Ряд криптографических символов, защищенный паролем. Простая подпись позволяет идентифицировать владельца, но не защищает документ от подделки, поскольку в ней не используется сертификат ключа. Рассматриваемый вид ЭЦП подходит для файлов, которые не содержат секретных сведений. Такие сообщения обычно адресуются должностным лицам или в органы государственной власти.
- Неквалифицированная
В данной ЭЦП используется криптографический ключ, благодаря которому информация файла находится под защитой. Сформировать неквалифицированную ЭЦП можно как с помощью неаккредитованного удостоверяющего центра, так и без него.
- Квалифицированная
ЭП, аналогичная неквалифицированному типу, но имеющая сертификат аккредитованного удостоверяющего центра. Данный вид подписи создается программными средствами, обеспечивающими повышенную защиту данных, одобренными Федеральной службой безопасности.
Два последних типа электронной подписи имеют равную юридическую силу и позволяют заверять абсолютные любые сообщения. Исключением являются те случаи, когда по закону необходимо наличие бумажного документа.
Как работает ЭЦП в бизнесе
Как мы уже сказали, электронно-цифровая подпись облегчает жизнь современного предпринимательства. С ее появлением стало ненужным хранение и транспортировка бумажных документов, ускорился не только внешний, но и внутренний документооборот компаний.
ЭЦП – основной способ защиты информации на предприятии. Нередко для повышения сохранности сведений, компании используются одновременно два ключа – открытый и закрытый.
Закрытый ключ позволяет заверить документ только тому лицу на имя, которого он выписан, поскольку известен только этому лицу. Открытым может пользоваться неограниченный круг лиц для того, чтобы засвидетельствовать подлинность подписи и неизменность сведений в документе после его подписания.
Подобное шифрование хотя и гарантирует защиту информации, но не всегда целесообразно. Так, например, акт работодателя, составленный в электронном виде, обязательно подписывается электронно-цифровой подписью, но не шифруется.
Поскольку после шифрования закрытым ключом работники не смогут ознакомиться с его содержанием. Это же можно сказать и о договорах. При использовании усиленного шифрования, второй участник сделки получит полностью закодированный файл.
С электронной подписью компании и ИП в минимальные сроки обрабатывают документы, благодаря чему быстро получают деньги (от банка, контрагента по сделке или должника) и обеспечивают прирост заработка за счет экономии времени.
Рекомендуем прочитать инструкцию: как получить ЭЦП.
Особенно этот аргумент актуален для предприятий, работающих с большими массивами документов, где ЭЦП позволяет перевести их оборот в виртуальную плоскость. Что, в свою очередь, дает возможность автоматизировать и максимально ускорить все процессы, связанные с обработкой, отправкой и хранением электронных «бумаг».
Доктор юридических наук, Председатель Саратовского областного состава арбитров Волго-Уральского отделения Арбитражного центра при РСПП, профессор кафедры гражданского права СГЮА, Управляющий партнер юридической компании «Шмелева и партнеры»
