Как оформить электронную трудовую книжку и обязательно ли это делать?

У каждого физического лица, работающего на организацию или индивидуального предпринимателя, есть электронная трудовая книжка (ЭТК). Несмотря на то, что ее ведением занимается ПФР, многие сотрудники обращаются к своим работодателям. Чтобы ответить на этот вопрос необходимо знать, как оформить электронную трудовую книжку по правилам, установленным законодательством.

Что такое электронная трудовая книжка? Обязательно ли нужно оформить электронную трудовую книжку?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – накопленная информация о трудовой деятельности гражданина в электронной форме. Она хранится в специальных сервисах ПФР. Это предусмотрено ст. 66.1 Трудового кодекса. Физлицо может получить такие данные в форме выписки в бумажном или электронном виде.

ЭТК стали действовать с 2020 года. На протяжении этого года все работодатели обязаны были взять у каждого специалиста заявление, какой формат книжки они предпочитают. Есть несколько вариантов:

1. Отказ от обычной трудовой книжки. В этом случае ее выдает на руки работнику, а дальнейшая информация о его деятельности отражается в ЭТК. Это облегчает кадровый учет.
2. Сохранение обычной трудовой книжки. Работодатель должен вести ее и дальше. Но все данные о трудовой деятельности будут поступать в ПФР. Параллельно с бумажной ТК будете еще и электронная книжка.

Если гражданин не написал заявления, следовательно, от бумажной ТК он не отказался. Но сделать он это может в любое время. Когда сотрудник подал заявление об отказе от ЭТК, но затем передумал, он может также перейти на электронную форму.

Но, если физическое лицо отказалось от ведения простой ТК, подать заявление на ее возврат он уже не сможет.

Как ведется ЭТК и какая информация в ней содержится?

Сейчас ЭТК есть у всех, кто был трудоустроен или работал с 01.01.2020 года. Есть она и у тех, кто не подал заявление о выборе трудовой книжки. В этой ситуации работодатели и дальше ведут ТК в бумажной форме, в ПФР в электронном виде. Даже если гражданин не работал по найму с 01 января 2020 года, а был в статусе ИП, электронная трудовая книжка ведется.

В книжке электронной формы сначала идут основные данные о физическом лице: ФИО, дата рождения, дата предоставления заявления о выборе ТК, СНИЛС. Далее табличка с информацией о деятельности. Сведения до 01.01.2020 года и дальше:

1. О предыдущем времени идет только краткая информация: наименование работодателя, дата зачисления в штат компания и прекращения действия трудового договора.
2. С 2020 года идут боле подробные данные. Должность (квалификация, специальность и профессия) и причины для мероприятия – наименование документа (приказа), номер и дата.

В ЭТК могут быть данные о трудовой деятельности по совместительству, назначение новой специальности или квалификации, запрете работать на конкретной должности, Крайнем Севере.

Те, кто не захотел вести старую трудовую книжку, могут подтвердить свой стаж с помощью нескольких документов. А именно:

• до 2020 года – простой бумажной ТК;
• далее – информацией из ресурса Пенсионного фонда.

Но это немного неудобно. Но с 01.03.2021 года все могут подать заявление ПФР о внесение в электронную книжку данных о деятельности до 01.01.2020 года. Запрос можно направить и через сайт Госуслуг «Корректировка л/с в ПФР».

Предыдущий стаж подтверждается обычной книжкой. Другим способом нельзя. Если физлицо отказалось от бумажной трудовой книжки, ему ее нужно сохранить.

Обязан ли работодатель оформить электронную трудовую книжку для своих сотрудников?

Данные о стаже физлиц есть в ПФР. На их основание формируется электронная книжка. У работодателей теперь появились и другие обязанности. Кадровый учет также несколько изменился.

Передача информации Пенсионному фонду

Чтобы в электронной книжке были достоверные сведения, все работодатели с 2020 года подают ПФР СЗВ-ТД. До этого здесь отображалась информация на 01.01.2020 год. С указанного периода в ресурсе содержатся данные о стаже каждого физлица.

С 01 января 2020 года предприниматели подают информацию Пенсионному фонду обо всех кадровых перестановках. СЗВ-ТД подается, если гражданин написал заявление о переходе на ЭТК.

При заключении трудового договора и увольнении работника в 2022 году необходимо отправить СЗВ-ТД в ПФР не позже следующего рабочего дня. В других ситуациях – не позже 15 следующего месяца.

Прием сотрудника с электронной книжкой

Когда организации зачисляет в штата физическое лицо, которое до этого не захотело вести обычную ТК, с ним необходимо заключить трудовой контракт и издать приказ. Бумажной трудовой книжки у него нет, записать информацию негде.

Не позже рабочего дня необходимо направить Пенсионному фонду СЗВ-ТД. В результате в сервисе ПФР будут содержаться данные о приеме физического лица на работу.

Если гражданин впервые устраивается на работу

С 2021 года относительно физических лиц, начинающих свою деятельность, трудовая книжка ведется только электронно. Простые книжки на них не открываются. В этой ситуации работодатель ведет учет кадром также, как и с гражданами, отказавшимися от бумажной трудовой.

Предоставление выписки при расторжении договора

Если сотрудник отказывался от простой ТК, тогда при увольнении ему должны предоставить справку СТД-З. Это выписка из информации, содержащейся в Пенсионном фонде, включая данные о стаже у этого работодателя.

Выдается справка в день расторжения трудового договора. Если физлицо не отказывалось от простой книжки, она передается на руки в последний рабочий день. В любой ситуации не позже следующего дня работы в Пенсионный фонд направляется СЗВ-ТД на увольнение ссотрудника.

Предоставление справки по запросу сотрудника

Гражданин имеет право запросить выписку, работодатель обязан ее предоставить. Если у специалиста обычная книжка, в обязанности организации это не входит. Справка выдается по форме СТД-Р на основании заявления. На подготовку справки дается 3 рабочих дня.

Особенность СТД-Р в том, что такие справки из ЭТК включает информацию о трудовой деятельности в той организации, которая ее предоставляет. Если физлицу необходима выписка, этот документ не подойдет.

Как получить информацию из электронной книжки?

Данные из сервиса ПФР предоставляются по форме СТД-ПФР. Такие справки выдаются несколькими способами: электронно с КЭП – на сайте Пенсионного фонда или Госуслуг, на бумаге – в филиале ПФР или МФЦ.

В справке из ЭТК не будет данных о страховом стаже гражданина и накопленных баллов. Чтобы их получить, необходимо отправить запрос в Пенсионный фонд о предоставлении справки о л/с.

На сайте Госуслуг

После авторизации слева в меню необходимо ввести «Ведомства» – «Пенсионный фонд» – «Выписка из ЭТК» – «Получить». Ответ на запрос отражается автоматически и отправляется ПФР. Выписка поступит в течение суток, обычно через 2-3 минуты. Найти ответ можно в «Уведомления».

На портале ПФР

На сайте Пенсионного фонда зайти в личный раздел посредством авторизации на сервисе Госуслуг. Сервер отправит пользователя на страничку, на которой в подразделе «ЭТК» отобразится ссылка «Получить справку от деятельности». Выписку можно отправить на электронку.

В Пенсионном фонде или МФЦ

Посетить Многофункциональный центр потребуется, если у гражданина нет регистрации на сайте Госуслуг. Необходимо иметь только паспорт. Работник центра отправить запрос в ПФР и напечатает справку. Получить выписку на бумаге можно и в Пенсионном фонде.

Почему стоит оформить электронную трудовую книжку?

Справка потребуется для получения кредита, других целей. Но, иногда просто необходимо знать, что содержится в ней. Данные ПФР могут быть неверными, это отразится на будущей пенсии.

При наличии ошибок, их необходимо устранить. Информация заносится в систему на основании простой ТК. Можно воспользоваться сервисом Госуслуг, но лучше посетить ПФР.

В 2023 году ПФР и Социальные фонды будут работать сообща. Вместо многочисленных отчетов будет подаваться формы ЕФС-1. Она уже создана, но еще не утверждена Пенсионным фондом РФ.