Риски и преимущества использования электронных подписей в бизнесе

В российском законодательстве есть ФЗ-63, который регулирует понятие электронной подписи. Он определяет ее как информацию в электронном виде, которая является единым целым с блоком другой электронной информации о лице, которому она принадлежит. Иными словами, это способ идентифицировать человека, аналог его подписи от руки или личной печати, если таковая имеется. Такой вид подписи предусмотрен для электронных документов.

Виды электронной подписи (ЭП или ЭЦП)

С 25 января 2024 стало возможно использование трех вариантов ЭП. Различают:

1. Простую — это подтверждение действий через СМС, пароли для различных электронных кабинетов и кошельков, коды на скретч-картах. Она создается той системой, в которую человек хочет зайти или совершить там какие-либо действия.
2. усиленную неквалифицированную. Это аналог обычной подписи от руки, используется при заключении соглашений и применяется обеими сторонами.
3. усиленную квалифицированную. Формируется при помощи криптографической защиты информации, система проходит сертификацию в ФСБ РФ. Такая подпись имеет квалифицированный сертификат ключа, по которому ее можно проверить и установить подлинность. Ключ выдается и активируется в аккредитованном удостоверяющем центре.

При банковских операциях применяется простая ЭП, ее же используют на Госуслугах, почте, в электронном документообороте. В информационных системах или документах, содержащих государственную тайну, она не применяется, для этого нужна квалифицированная подпись. Неквалифицированную ЭП используют для внутреннего документооборота компаний и работы с партнерскими предприятиями, если они об этом договорились.

Риски и безопасность

Электронная подпись — это удобный способ подписывать документы дистанционно, однако он имеет определенные риски, так как мошенники могут красть данные не только у граждан, но и у компаний, ЭП не стала исключением. К плюсам использования таких подписей можно отнести:

• возможность подписывать документы дистанционно, заключать сделки с разными контрагентами, включая и зарубежных, при этом не выезжая из родной страны;
• высокая степень безопасности данного типа информации;
• граждане и организации могут заказать такую подпись через Госуслуги.

Получив квалифицированную электронную подпись (КЭП), вы приобретаете доступ ко всем услугам, которые оказывает ИФНС, Росреестр, иные государственные организации, возможность подписывать любые документы, которые требуют личной подписи директора компании. Это отличный способ сэкономить время, упростить многие внешние и внутренние операции предприятия, личные дела.

К минусам можно отнести то, что мошенники стараются добыть код именно КЭП, чтобы получить возможность действовать от имени жертвы. Они могут нанести немалый финансовый ущерб, если у них получится добыть подпись. Существует огромное количество мошеннических схем, позволяющих завладеть в том числе и электронной информацией, кроме этого, могут действовать хакеры, которые используют специальные программы для взлома баз. Чаще всего мошенников интересуют именно электронные подписи компаний.

ФЗ- №63 «Об электронной подписи» устанавливает ответственность за безопасность ЭП: следить за этими должен тот, кому она принадлежит. Он должен обеспечивать сохранность ключей, надежность паролей, не передавать подпись третьим лицам, соблюдать правила безопасности. Чтобы мошенники не смогли украсть вашу информацию, в том числе и ЭП, следует соблюдать определенные правила безопасности:

1. Внимательно относиться к выбору организации, выдающей электронную подпись. Это должен быть обязательно аккредитованный удостоверяющий центр.
2. Носитель ЭЦП должен быть недоступен для других лиц. Он должен храниться в надежном месте, нельзя копировать информацию с него на рабочий или домашний компьютер, которые теоретически могут взломать.
3. Токен с подписью должен иметь сложный пароль с буквами разного регистра и цифрами, желательно добавить туда знаки.
4. Не храните файл с паролем рядом с подписью или в доступном месте, на личном компьютере. К вычислительной технике не должно быть доступа у посторонних.
5. Установите надежный антивирус и регулярно проверяйте систему на всех компьютерах организации.
6. Не открывайте подозрительные ссылки и электронные письма.
7. Не передавайте копии документов посторонним.

Эти несложные правила требуется тщательно соблюдать, тогда документация вашей компании будет в безопасности.

Где пригодится ЭП юридическому лицу?

Бизнес достаточно широко использует электронную подпись, например, она может потребоваться в следующих случаях:

1. Для участия в тендерах. Она используется не только на государственных торговых площадках, таких как Госзакупки, Гособоронзаказы, но и применима для коммерческих торгов, включая распродажи имущества банкротов.
2. Ведение отчетности для ФНС, передача данных для пенсионного фонда, прочее взаимодействие с государственными органами.
3. Подача исков в суд при помощи системы «Мой Арбитр».
4. Работа с различными реестрами, такими как Меркурий, Честный Знак. ЭП нужна для передачи данных о маркированных товарах, а также утверждения приходно-расходных документов.
5. Заказ справок, выписок, работа с государственными услугами разных ведомств.
6. Ведение электронного документооборота.
7. Использование B2B-маркетплейсов, заключение сделок дистанционно.

Для юридических лиц возможно использование ЭП разными сотрудниками. Они могут иметь разные доступы, категории, полномочия. У руководителя тоже есть ЭП, она нужна для тех же целей, что и подпись от руки, только применяется для электронной версии документов. Бизнесмены чаще всего получают сертификат на такую подпись в ФНС. Банковские служащие получают его в УЦ Банка России. Для этого нужен небольшой набор документов: СНИЛС, ИНН, паспорт, заявление на получение сертификата, а также документы, доказывающие, что заявитель является руководителем юридического лица. Например, таким документом может стать выписка из ЕГРЮЛ.

Если вам нужна надежная команда юристов с огромным практическим опытом, то обращайтесь в ООО «Шмелева и Партнеры». Заявку можно оставить на сайте нашей юридической компании.