Внедрение электронного документооборота в организации: цели, эффективность, проблемы
Внедрение электронного документооборота в организации (ЭДО) – важный шаг к оптимизации бизнес-процессов внутри компании. Внедрение ЭДО позволяет ускорить процесс обмена документами с контрагентами. При этом, гораздо легче вести документацию. Ведь документы в электронном виде проще структурировать, вместо того, чтобы сидеть по уши в бумагах.
Давайте подробно разберемся, зачем необходимо внедрение электронного документооборота в организации, какие есть проблемы и риски при внедрении и какова эффективность ЭДО в реальных условиях.
Также, дадим небольшую инструкцию по внедрению электронного документооборота в организации. Если статья будет для вас полезна, не забудьте поделиться её в социальных сетях. Ну а мы начинаем!
Зачем необходимо внедрение системы электронного документооборота? Какие цели и задачи?
Все больше организаций приходят к пониманию необходимости внедрения систем электронного документооборота. Это многопользовательская система, призванная автоматизировать делопроизводственные задачи.
Внедрение ЭДО проводится в целях рационализации внутренних процессов, ускорения движения документопотоков, упрощения процедур работы с документами и обеспечения информационной безопасности.
Концепция электронного документооборота строится на автоматизации делопроизводственных процессов посредством внедрения специализированной информационной системы.
Перспективы внедрения электронного документооборота заключаются в сокращении временных и финансовых издержек. Это опосредованно влияет на эффективность деятельности организации и качество принимаемых управленческих решений.
Преимущества внедрения электронного документооборота заключаются в следующем:
- Повышение производительности труда.
Сотрудники не будут тратить время на выполнение рутинных операций. Вместо этого они смогут сосредоточиться на ключевых задачах и интеллектуальном труде. Внедрение ЭДО приводит к значительному сокращению временных затрат на поиск, обработку согласование документов;
- Снижение логистических затрат на доставку и распечатку.
Ведение электронного документооборота избавляет от необходимости приобретения расходных материалов и копировальной техники, которые требуются при использовании бумажных документов.
Также сокращаются расходы на оплату курьерской доставки и почтовой службы. Оригиналы документов пересылаются в другие подразделения, контрагентам и в контролирующие органы по электронным каналам связи;
- Уменьшение площади архивохранилищ.
Внедрение ЭДО позволяет сократить издержки на аренду помещений для архивного хранения. В результате высвобождается офисное пространство. Документы, созданные в системе электронного документооборота, хранятся на нематериальных носителях;
- Снижение влияния человеческого фактора.
Внедрение ЭДО позволяет минимизировать риски допущения ошибок в процессе работы с документами. Также исключается риск потери оригиналов и дублирования информации за счет однократной регистрации;
- Обеспечение лояльности контрагентов.
Внедрение электронного документооборота за пределами организации позволяет добиться налаженного взаимодействия с контрагентами, которые обмениваются документами в виртуальной среде. Это обеспечивает оперативный обмен информацией;
- Унификация процедур обработки документов.
Маршруты их движения в системе настраиваются таким образом, чтобы документация проходила по оптимальному непрерывному пути, минуя возвраты к сотрудникам.
Документы создаются по единой форме с указанием необходимых реквизитов. При этом происходит стандартизация процедур обработки, что упрощает выполнение делопроизводственных операций;
- Ускорение рабочих процессов.
По сравнению с бумажными, электронные документы подлежат быстрому исправлению в случае необходимости. Внедрение ЭДО позволяет просматривать версии созданных файлов в системе;
- Придание юридической значимости.
Внедрение электронного документооборота на предприятии обеспечивает аутентичность и подлинность подписанных документов. Они защищаются от подделки с помощью подтверждения авторитетности источника. Для этого требуется усиленная электронная подпись;
- Повышение информационной безопасности.
Внедрение электронного документооборота в организации позволяет снизить к минимуму риск несанкционированного доступа к информационным массивам.
Исключается риск завладения конфиденциальными сведениями. Обеспечивается протоколирование пользовательских действий и разделение прав доступа;
- Обеспечение прозрачности бизнес-процессов.
Внедрение электронного документооборота в организации поможет улучшить исполнительскую дисциплину и контроль сроков исполнения поручений.
Проблемы и риски внедрения электронного документооборота
На этапе внедрения электронного документооборота существенно увеличатся расходы. Это связано с необходимостью закупки лицензированного программного обеспечения и дополнительного оборудования. Такую возможность не всегда имеют представители малого бизнеса.
Риски внедрения электронного документооборота в первую очередь обусловлены психологическим фактором. Зачастую сотрудники неохотно принимают нововведения. Им приходится отвыкнуть от устоявшегося порядка работы с бумажными документами.
Придется заложить бюджет на переобучение сотрудников. В период адаптации персонала к новым условиям могут возникать простои в рабочем процессе. Другая часть расходов связана с оплатой труда привлеченных специалистов, осуществляющих внедрение электронного документооборота.
Накладываются ограничения в процессе работы с контрагентами. Не все участники внешнего документооборота прошли процедуру внедрения ЭДО. Вследствие чего подписание договоров делается на бумажных носителях.
Еще одним сдерживающим фактором является необходимость использования технологии электронной цифровой подписи. Для этого придется подать заявку в аккредитованный удостоверяющий центр и получить сертификат ключа. ЭЦП является дорогостоящей. Вследствие этого ее имеют не все сотрудники, а только руководящий состав.
Проблемы внедрения электронного документооборота связаны с сохранением практики параллельного ведения документов в бумажном виде. В результате жизненный цикл протекает в смешанной форме, сопровождая традиционный документооборот.
При необходимости архивного хранения в течение длительных сроков или на постоянной основе возникает проблема обеспечения сохранности. Документы фиксируются на цифровых носителях, которые постепенно устаревают. Поэтому приходится проводить процедуру конвертации и миграции файлов. Также истекают сроки действия электронных подписей.
В процессе внедрения электронного документооборота следует учитывать возможность интеграции с другими программами. Для охвата всех аспектов деятельности в компании используется несколько систем.
Это может послужить причиной сосуществования разрозненных информационных технологий. Другой проблемой является использование контрагентом иной программной платформы.
Отличительная особенность ведения электронного документооборота связана с зависимостью от технических средств.
Информация может воспроизводиться только с экрана устройства при наличии доступа в Интернет.
Иногда это становится невозможно из-за перебоев с электроэнергией, нестабильности соединения или поломки оборудования. Поэтому рабочий процесс временно останавливается.
Как внедрить электронный документооборот? Этапы внедрения электронного документооборота
Внедрение ЭДО состоит из последовательных этапов:
- Определить цели и задачи автоматизации. Важно проанализировать действующий порядок ведения делопроизводства и выявить целесообразность внедрения ЭДО.
- На этапе предпроектного обследования изучается специфика организации документооборота в организации. Для этого проводится комплекс мероприятий:
- анализируются действующие регламенты работы с документацией;
- прослеживаются маршруты следования документов по внутрикорпоративным каналам;
- изучаются процессы оформления, согласования и утверждения всех видов бумаг, циркулирующих внутри компании;
- оценивается соответствие ведения делопроизводственных процессов требованиям, установленным отраслевыми стандартами;
- изучается порядок формирования дел, требования к хранению на этапе оперативного делопроизводства и процедура передачи на архивное хранение;
- обдумать, какие бизнес-процессы следует автоматизировать;
- проанализировать полученную информацию и сформулировать технические требования, предъявляемые к СЭД.
- Систематизация документопотоков и оптимизация систем документации. Ведется разработка регламентов и должностных инструкций сотрудников, занимающихся обработкой документов. Прописываются зоны ответственности и схемы взаимодействия между исполнителями. Вносятся корректировки в локальные нормативные акты.
- Составление схемы управления документацией, описание маршрутов движения, порядка исполнения, согласования и утверждения проектов документов. В техническом задании важно четко расписать требования к внедряемой системе. В программе должна быть предусмотрена возможность одновременной работы пользователей с одним документом.
- Изучить рынок СЭД и продумать внесение изменений в конфигурацию коробочных решений. При этом важно учитывать специфику отрасли организации и принятый порядок ведения делопроизводства.
- Поэтапное внедрение проекта. Выбирается один из двух путей автоматизации: по виду документа или службам. Например, сначала можно осуществить внедрение электронного кадрового документооборота, а затем масштабировать решение для других подразделений. Для сотрудников, имеющих полномочия на подписание документа, потребуется получить сертификаты электронных подписей.
- Создать электронный архив путем сканирования бумажных документов. Для его наполнения потребуется использовать сканирующее оборудование. В результате будет создан массив архивных документов, который имеет формат скана. В дальнейшем туда добавится документация, изначально сформированная в электронном формате.
- При наличии прочих систем автоматизированного учета потребуется провести процедуру интеграции. СЭД должна обмениваться информацией с другими программами, внедренными в компании.
- Проведение обучения персонала. При этом необходимо разработать руководства пользователей. Для каждого рабочего места должны быть учтены его особенности.
- Назначение ответственных исполнителей для контроля соблюдения процедур. В каждом отделе выбранный сотрудник должен помогать другим и отслеживать соблюдение установленного порядка работы.
Также, читайте более подробно в следующей статье: «как внедрить электронный документооборот с контрагентом».
Эффективность внедрения ЭДО на реальных примерах
Эффективность внедрения электронного документооборота подтверждается примерами в коммерческих фирмах и государственных структурах.
Корпорация «Ростелеком» в процессе своей многолетней деятельности проводила внедрение различных информационных систем. Однако технологии развивались в изолированном порядке. Учитывая территориально распределенную структуру управления, требовалось наладить внешний документооборот.
В результате был выбран продукт, позволивший сформировать интегрированное информационное пространство. Корпоративная СЭД, обладающая необходимым функционалом, привела к рационализации делопроизводственных процессов и ускорению обмена документами с контрагентами.
В деятельность одной из крупнейших сетей ритейлеров «Магнит» была внедрена система электронного документооборота EDI. Это позволило сократить издержки на процедуры обработки документации.
Эффективность внедрения ЭДО неоспоримо. Однако, далеко не все компании переходят на электронный документооборот. Например, какие-нибудь СНТ вообще ведут полностью бухгалтерию на бумаге и проводят платежи по старым кассам.
Но с каждым годом ситуация улучшается. С одной стороны предприниматели сами приходят к выводу, что электронный документооборот значительно упрощает жизнь. С другой стороны, ужесточение мер контроля государственными органами.
В любом случае, рано или поздно, электронный документооборот необходимо будет внедрить. Если для вас это кажется слишком сложным, то обращайтесь к нашим специалистам. Мы поможем внедрить ЭДО в вашей организации и проследим, чтобы все юридические аспекты были учтены. Предлагаем начать с бесплатной консультации, где вы можете задать свои вопросы и получить четкие ответы:
Основное направление нашей деятельности — юридические услуги для бизнеса. За последние 5 лет, мы не проиграли ни одного дела. В нашем штате работают только опытные юристы — кандидаты и доктора юридических наук. Поэтому, мы можем давать 100% гарантии качества услуг и брать на себя финансовую ответственность за свои действия. Сотрудничая с нами, ваши риски = 0%.
