Кадровое делопроизводство: постановка и ведение кадрового учета

Кадровое делопроизводство – это мероприятия, направленные на организацию эффективного оборота кадровых документов, надлежащее оформление отношений между работником и работодателем. Основными кадровыми документами являются трудовые договора, приказы о принятии на должность, увольнении, переводе и прочие соответствующие акты работодателя. Грамотное ведение кадрового делопроизводства требует глубоких знаний в области трудового права. Специалист по кадровому делопроизводству должен не только следить за всеми текущими изменениями законов, но и уметь правильно работать с документами.

Кадровое делопроизводство — кому это необходимо?

Как правило, вопрос организации и ведения кадрового делопроизводства возникает на новых предприятиях, где механизм работы еще не отлажен до конца.

Для уже действующих организаций данная услуга на так актуальна, и тем не менее, они также иногда нуждаются в грамотном учете кадров. Причиной тому может быть выявление грубых ошибок в работе отдела, неопытность штатного специалиста, увольнение недобросовестных работников и т.п.

Восстановление кадрового учета требуется в случаях приобретения действующего бизнеса, где делопроизводство не велось или велось с ошибками, физического уничтожения документов в результате пожара, затопления и других форс-мажорных обстоятельств.

Также, восстановление кадрового учета требуется при выявлении грубых нарушений в кадровом делопроизводстве, которые не подлежат исправлению.

Варианты постановки кадрового учета

Руководитель хозяйствующего субъекта может решить проблему кадрового делопроизводства следующими способами:

• принять в штат специалиста кадровой службы или организовать отдел, включающий несколько сотрудников (в зависимости от потребностей предприятия);
• поручить ведение кадрового делопроизводства секретарю, бухгалтеру, юристу и т.п.;
• передать учет кадров на аутсорсинг профильной компании;

Каждый способ имеет свои преимущества и недостатки. Так, например, наличие штатной кадровой службы позволит организовать ее работу в соответствии со спецификой деятельности компании, контролировать сотрудников.

Однако определить квалификацию специалистов, принимаемых в штат, можно лишь через несколько месяцев работы. При отрицательных результатах трудовые договора с ними придется расторгать, искать новых специалистов, которые также могут оказаться некомпетентными.

Второй вариант, при котором ведение кадрового делопроизводства поручается другому сотруднику, чреват тем, что из-за чрезмерной перегрузки работник не сможет нормально выполнять ни основные, ни дополнительные обязанности.

К тому же отсутствие специальных знаний у секретаря или бухгалтера приведет к ошибкам в ведении учета. Их результатом может нарушение требований трудового законодательства и, как следствие, наложение штрафа на руководителя и юридическое лицо.

Кадровое делопроизводство на аутсорсинге – наиболее выгодный и разумный вариант решения проблемы. В этом случае все организационные моменты компания-подрядчик берет на себя. У заказчика нет необходимости обустраивать рабочее место, приобретать компьютеры, программное обеспечение, оплачивать налоги и нести прочие расходы, связанные с работой штатных работников.

Отношения заказчика и подрядчика не регулируются нормами трудового законодательства, а носят характер гражданско-правовой сделки.

Это означает, что работодатель не ограничивается рамками ТК РФ. Он не заключает с исполнителями трудовых договоров, не обязан предоставлять им отпуска, оплачивать пособия и пенсионные и страховые взносы.

Если работа исполнителя перестанет устраивать заказчика, он в любой момент вправе расторгнуть договор на оказание услуг с данной мотивировкой.

Кадровое делопроизводство — что входит в организацию?

Обобщенно кадровый учет можно представить в виде перечня мероприятий:

• открытие личного дела на каждого работника;
• формирование штатного расписания, табелей рабочего времени;
• составление приказов, касающихся работы с персоналом;
• ведение трудовых книжек (с 1 января 2020 данные документ формируется в электронном виде);
• ведение графика отпусков;
• выдача работникам справок с места работы, трудовых книжек (при увольнении), приказов;
• разработка коллективных договоров, положений об оплате труда, сохранности персональных данных сотрудников, актов о премировании и т.п.;
• передача подготовленных учетных документов на согласование заказчику (например, аутсорсер составляет приказ о переводе сотрудника на другую должность, передает его руководителю для проставления резолюции, а затем для ознакомления сотруднику, в отношении которого данный приказ вынесен);
• формирование графика сменности (на производствах непрерывного цикла);
• документальное оформление процедуры по привлечению работника к дисциплинарной ответственности.

Мы привели приблизительный перечень работ, которые входят в компетенцию специалистов кадровой службы. Конкретные обязанности определяются числом работников и особенностями конкретного бизнеса.

Важно! Составление некоторых учетных документов не требуется, если в существующих актах работодателя или трудовых договорах уже установлены те нормы, для которых требуется создание нового документа.

Например, должностная инструкция не нужна, если в трудовом соглашении уже содержится пункт о должностных обязанностях. Также, если договор закрепляет размер заработной плате, в написании одноименного положения уже нет необходимости.

При чем здесь юрист, ведь кадровый учет ведут бухгалтера или кадровики?

Конечно, кадровую работу полностью, юрист не ведет, — ее делает кадровик, иногда бухгалтер. Но они, в силу ограниченного знания закона, допускают очень много ошибок.

Поэтому, если вы хотите, чтобы трудовая инспекция вас не наказала, обязательно поручите юристу контроль за работой отдела кадров.

Задача юриста или юридической компании заключаются в проверке работы отдела кадров по:

1. Деятельности отдела кадров компании;
2. Правильности составления кадровых документов и заключения трудовых договоров с работниками;
3. Требованиям норм трудового законодательства;
4. Соблюдению требований норм охраны труда.
5. Порядку работы с персональными данными.

Также, в задачи юриста входит разрешение конфликтов между работодателем и кадрами. Например, если необходимо уволить сотрудника, который всеми силами не хочет уходить. Или сотрудник утверждает, что получил травму на производстве, хотя на самом деле он в это время не находился на работе.

Ситуации могут быть разными. Но если вы заранее позаботитесь о проверке кадрового делопроизводства, то сможете избежать таких проблем, как:

• проверка трудовой инспекции по заявлению работника;
• расходов на улаживание конфликта;
• штрафных санкций за неправильный кадровый учет;
• административной ответственности;
• и т.д.

Все это связано с дополнительными расходами, которые предпринимателю ни к чему. Читайте более подробно про ответственность за ошибки ниже.

Вы можете обратиться за проверкой кадрового делопроизводства в юридическую фирму «Шмелева и Партнеры». Мы проведем тщательный анализ работы кадровиков, выявим и исправим ошибки. Начать предлагаем с диагностической консультации:

Получить консультацию

На консультации мы гарантируем отсутствие навязчивых продаж. Решаем ваш вопрос, проводим первичный анализ кадрового учета. Решение о сотрудничестве вы принимаете самостоятельно. Никаких звонков, писем с предложениями. Мы работаем по модели: «хорошо помогли — к нам обращаются».

Также, смотрите кейс: «Прохождение проверки трудовой инспекцией»

Кадровое делопроизводство — ответственность за ошибки

Органом, осуществляющим контроль в области учета кадров, является Государственная инспекция труда. В качестве контролирующих мероприятий используются проверки по факту жалоб от сотрудников.

Если в ходе проверки будут выявлены нарушения установленных регламентов, компания и ее руководство будут привлечены к административной ответственности по ст. 5.7, 5.27–5.34, 5.39 КоАП РФ – на должностное лицо – предупреждение или штраф от 1000 до 30 000 рублей или дисквалификацию сроком до 3 лет, на юридическое лицо – штраф от 30 000 до 100 000 рублей.

Например, сотрудник планирует оформить микрокредит. Для этого ему необходима трудовая книжка и справка по форме 2-НДФЛ. Специалист отдела кадров выдал только справку, мотивируя тем, что трудовая книжка временной выдаче не подлежит и предоставляется только после увольнения. В этом случае сотрудник вправе пожаловаться в контролирующий орган, в результате чего директор и компания будут оштрафованы.

Грамотная организация кадрового делопроизводства, позволит избежать штрафов, снижает расходы на его дальнейшее ведение, создает на предприятии эффективный механизм управления персоналом.

Мы можем провести аудит кадрового делопроизводства в вашей компании. Отправьте заявку и наш юрист свяжется с вами для уточнения деталей:

Отправить заявку на анализ