Кадровый аудит персонала в организации. Проведение кадрового аудита

Кадровый аудит персонала в организации – отдельное направление независимой оценки деятельности бизнеса. Проведение кадрового аудита позволит сократить возможные риски нарушения ТК РФ, наладить работу с сотрудниками. По результатам кадрового аудита руководство получает информацию о реальном состоянии дел и подготовке кадров. На основании кадрового аудита руководство может улучшить дисциплину труда, соблюсти законные права своих работников.

Что такое кадровый аудит?

Кадровый аудит – анализ документов организации, относящихся к кадровой политике с целью обнаружения возможных неточностей. Проверяются табели, графики и осуществляется экспертиза. Документация изучается выборочно или полностью.

Полный кадровый аудит – проверка всех имеющихся документов с целью обнаружения несоответствий и нарушений для дальнейшего их устранения.

Выборочный кадровый аудит – анализ документации, относящейся к повышенному риску, где часто могут быть выявлены недочеты. Это позволяет оценить общее состояние учета персонала, установить проблемы, на которые необходимо обратить внимание.

Зонами повышенного риска принято считать: прием на работу иностранцев, подписание договоров и материальной ответственности, расчеты с сотрудниками.

Провести аудит кадров предприятие может самостоятельно (внутренняя проверка) или пригласить специалистов (внешняя).

Внутренний кадровый аудит подойдет небольшим фирмам, в которых числится немного сотрудников. Провести проверку может сотрудник предприятия, хорошо знающий ТК РФ. Это может быть начальник кадров или юрист. По итогам внутренней проверки отчетность не оформляется, а обнаруженные недочеты устраняются в рабочем порядке.

Внешний кадровый аудит – приглашение специалистов. Лицензий на ведение данного вида деятельности не нужно. При такой проверке руководитель сможет посмотреть на политику ведения кадрового учета со стороны. По итогам аудита предоставляется отчетность, советы по устранению обнаруженных недочетов и предупреждению их появления в будущем.

С точки зрения практики внешний кадровый аудит более объективен, так как сторонние специалисты не связаны межличностными отношениями с сотрудниками компании и их мнение в высшей степени независимо.

В юридической компании «Шмелева и Партнеры» работают юристы с практическим опытом в проведении кадрового аудита.

Оценим уровень компетентности сотрудников, выявим ошибки в организации делопроизводства и предложим оптимальные способы их исправления:

Получить консультацию

Более подробнее об услуге кадрового аудита вы можете узнать на странице с описанием услуги по ссылке.

Когда необходим кадровый аудит?

Необязательный анализ ведения кадрового учета на предприятии проводят по мере необходимости. Можно организовать полную проверку или получить инструкции по устранению обнаруженных недочетов.

Кадровый аудит актуален:

• при слиянии двух компаний или их делении на несколько отдельных организаций;
• для налаживания работы подразделений фирмы, системы контроля над сотрудниками;
• при сокращении штатных единиц или расширении предприятия путем набора дополнительных работников;
• при смене главы компании или начальника отдела кадров.

Необходимость в кадровом аудите возникает и перед выездной проверкой контролирующих органов или инспекцией по охране труда.

Как проводится кадровый аудит?

Проверка осуществляется по месту нахождения компании. При аудите анализируется документация, содержащая персональную информацию, многие бланки хранятся в сейфе.

Если предприятие решит провести проверку не по месту своего нахождения могут возникнуть некоторые проблемы.

Кадровый аудит — организационный этап

На данном шаге осуществляется ряд действий. Процедура включает:

• определение цели анализа кадровой документации (подготовка к проверке или внутренний контроль);
• установление сроков осуществления экспертизы, зависит от численности штатных единиц (сроки могут составлять от 2-х дней до 3 месяцев).

В завершении издается приказ об осуществлении проверки кадровых документов предприятия.

Составление списка документации, подлежащей аудиту

Основного перечня не существует. Разные акты предусматривают ведение определенных документов, журналов. В зависимости от отраслевой принадлежности компании, следует составить список документации, соответствующей определенной компании.

К обязательным документам относятся:

• штатное расписание по форме Т-3 с приказом о его утверждении;
• договора, заключенные с сотрудниками и соглашения о материальной ответственности;
• приказы о зачислении в штат организации, переводе в другие структуры, увольнении, предоставлении обязательного отпуска;
• личные карточки служащих;
• графики предоставления отпусков;
• уведомления служащих о выходе в отпуск;
• графики смен;
• учетные табели использования трудового времени;
• норма внутренне распорядка труда;
• акты о защите персональной информации и расписки на предоставление согласие на обработку и хранение личных сведений;
• трудовые книжки, если они ведутся на бумаге;
• книжка учета движения ТК;
• книга по учету бланков ТК;
• должностные инструкции;
• локальные нормативно-правовые акты;
• акты по охране труда;
• оценка условий труда на предприятии.

Это не полный список кадровой документации. На предприятии может вестись журнал учета отпусков, предоставления справок, личных дел, командировок, медицинского освидетельствования.

Проверка и изучение документации

Осуществляется анализ кадровых бумаг. Далее идет проверка документации, которую должно вести каждое предприятие на основании требований закона. На всех бумагах должна стоять подпись руководителей, номера, отметки.

С оценкой труда сотрудники должны быть ознакомлены, условия заносятся в договор. Если были обнаружены вредные факторы, указываются гарантии для служащих, занимающих такие места: оплата за вредные условия, дополнительный отпуск, сокращенный рабочий день. В этой ситуации необходимо убедиться предоставляет ли руководство подобные гарантии.

Составление отчетности по аудиту кадров

Законом не предусмотрен бланк отчета по кадровой проверке. Отчетность оформляется в свободном виде, созданной самой компанией, осуществляющей аудиторскую проверку.

В ней отражается информация о состоянии делопроизводства на предприятии, обнаруженных нарушениях, рекомендуемых мероприятиях, необходимых для устранения недочетов, достигнутые цели анализа.

При оформлении отчетности во внимание берутся пожелания руководства компании, какая информация должна содержаться в отчете. В документах могут идти ссылки на нарушенные статьи закона и возможные штрафы.

Кто может провести кадровый аудит?

Проверку можно выполнить самостоятельно или обратиться к сторонним специалистам. Если аудит проводится своими силами, то в состав группы будут включены бухгалтера, кадровики, юристы.

Количество специалистов зависит от размеров предприятия. В организации со штатной численностью – 500 человек, проверку осуществляет один сотрудник, до 3 тыс. – несколько, при наличии филиалов – потребуется до 10 аудиторов.

Специалисты подчиняются руководителю предприятия или начальнику отдела кадров. Но во второй ситуации получить объективную оценку проблематично.

Внешний кадровый аудит проводят специализированные компании. У аудиторов есть все необходимые знания и умения, чтобы наладить работу кадрового отдела. Услуги сторонних организаций предоставляются на основании договора аутсорсинга кадрового аудита.

Какая проверка лучше, зависит от ее цели. Внутренний анализ занимает время, результаты могут быть необъективны. Выявленные недочеты придется устранять самостоятельно.

Внешние специалисты проводят независимую оценку, позволяющую наладить работу отдела кадров на предприятии не только на уровне рекомендаций, но и на уровне действий.

Независимая аудиторская проверка обеспечит:

• снижение трудозатрат, расходов за счет минимизации оборота документов;
• обоснованности принятия кадровых решений;
• защиту предприятия при возникновении трудовых споров;
• достоверность, полноту кадрового учета в организации;
• защиту директора от претензий со стороны контролирующих организаций.

Привлеченные специалисты не являются работниками предприятия, лично не заинтересованы в результатах аудита, предоставляют только объективные данные. Вы можете получить коммерческое предложение по проведению кадрового аудита нашими специалистами:

Получить предложение

Кадровому делопроизводству на практике уделяется мало внимания. Ведением учета сотрудников занимаются служащие, не имеющие достаточной квалификации.

Кадровый аудит позволит понять, насколько правильно оформлены документы и как ведется политика на предприятии.

При обнаружении недочетов, руководство сможет предпринять своевременные шаги для их устранения, что позволит избежать проблем с контролирующими органами в будущем, своевременно устранить выявленные нарушения.