Как законно сократить штат или численность сотрудников компании?

Сокращение штата или численности работников – причина для расторжения трудового контракта по инициативе владельца компании. Прежде чем перейти к процедуре, стоит определиться, будет это сокращение штата или численности. В ТК точных разъяснений относительно этих терминов нет.

Отличие между сокращением количества работников и штата

Расторжение ТД осуществляется в соответствии со ст. 180, 179 и 81 Трудового кодекса. Алгоритм увольнения в обоих случаях будет одинаковым, но причины разные. При сокращении количества штатных единиц убирается конкретное количество сотрудников, во втором случае упраздняется определенная должность.

Сокращение численности может произойти в связи с рядом обстоятельств:

• понижение спроса на продукт компании, соответственно и прибыли;
• сокращение фонда заработной платы вышестоящей фирмой;
• нормативные ограничения стоимость услуг, тарифов.

По этим причинам содержать большой штат не имеет смысла. Веские основания для сокращения штата:

• приказ вышестоящей структуры, решение учредителя;
• отзыв лицензии;
• договоры на аусорсинговое сопровождение;
• документы на ввод нового оборудования, покупку программы, из-за которой прежняя должность не нужна.

Инспекция по труду имеет право отменить решение о сокращении штата. Это может произойти если:

• на работу принимаются новые сотрудники перед оптимизацией или по ее окончанию;
• оставшимся служащим осуществляет доплату за увеличение трудовых обязанностей;
• не может объяснить причины сокращения штата.

Чтобы защититься в суде при возникновении споров, следует заранее подготовить подробное обоснование принятого решения. Руководство обязано доказать, что оно уменьшает количество сотрудников вынуждено, а не по той причине, что определенные работники его не устраивают.

Кого из сотрудников уволить по сокращению нельзя?

Планируя расторгнуть трудовой договор с работниками, необходимо учесть всю нюансы. Юристы рекомендуют из списка сотрудников, которых планируется сократить, убрать тех, кого увольнять законом запрещено (ст. 261 Трудового кодекса).

В число таких работников входят:

• беременные, на руках у которых имеются медицинские справки;
• матери с детьми до 3-х лет;
• матери самостоятельно воспитывающие детей до 14 лет;
• родители на иждивении, у которых дети до 3-х лет, при условии, что мужа или жена официально не работает.

Подтвердить свое положение сотрудник может и после получения уведомления об увольнении, но до момента расторжения трудового договора.

Процедура сокращения штата или количества сотрудников

Алгоритм расторжения трудового контракта, прописан в действующем законодательстве. Процедура осуществляется поэтапно, чтобы не возникло проблем с контролирующими органами.

Создание приказа

Решив, что необходимо сократить штат или количество работников, необходимо составить соответствующий документ. Определенной формы нет. Главное, чтобы приказ содержал дату и основания для увольнения, упраздняемые должности. Или другим приказом утвердить новую штатку.

Учесть преимущество

Такое право дается тем работникам, у которых квалификация и производительность выше, чем у других (ст. 179 Трудового кодекса). Если показатели аналогичны, предпочтение отдается:

• сотрудникам при наличии двух детей;
• работникам, у которых никто больше не трудоустроен;
• служащим, получившим во время работы в компании профессиональное заболевание или увечье;
• инвалидам боевых действий, ВОВ;
• сотрудникам, повышающим квалификацию без отрыва от трудовой деятельности.

Другие группы граждан, имеющие преимущественное право при сокращении, можно предусмотреть коллективным договором (часть 3 статья 179 Трудового кодекса).

Составить список сотрудников, подлежащих увольнению

При сокращении штатной численности в перечень необходимо включить служащих, которые работали на сокращаемых должностях. Предоставлять этот список под роспись служащим не нужно. Он необходим кадровому работнику, чтобы составить и вручить уведомления.

Сообщить о предстоящем сокращении

Уведомить служащих об увольнении необходимо не позже двух месяцев до планируемой оптимизации. Отсчет срока начинается со следующего дня, идущего за тем, когда было предоставлено уведомление. Извещение выдается сотрудникам под роспись.

Тех, кто работал по срочному контракту сроком до 2-х месяцев, можно оповещать за три дня до сокращения. Сотрудников, работающих сезонно за неделю. Служащие на испытательном сроке, не исключение – выдать уведомление им необходимо за 2 месяца до оптимизации. Извещение оформляется по единому образцу, произвольно.

Чтобы избежать задержек, в уведомлении необходимо указать, что если сотрудник находится на больничном, отпуске, увольнение произойдет в первый день, когда он приступит к своим обязанностям.

Если служащий отказался расписываться в извещении, подтвердить ознакомлении с ним можно специальным актом. Указать в извещении, что работник может расторгнуть трудовой договор ранее оговоренных двух месяцев. В этой ситуации заработную плату за неотработанное время, ему выплатят в качестве компенсации. Но давать согласие на расторжение трудового контракта раньше указанной даты руководство не обязано.

Сообщить сотруднику о вакантных должностях

Служащему, попавшему под сокращение нужно предложить вакансии, которые ему могут предложить. Указать их можно в извещении или отдельном документе. Сообщать работникам о свободных должностях следует неоднократно – доводить информацию о появившихся вакансиях необходимо вплоть до расторжения трудового договора.

Должность не обязательно должна соответствовать профессиональной подготовке сотрудника, – можно предлагает и ниже оплачиваемую работу. Сотрудника могут перевести на место служащего, находящегося в отпуске по беременности и родам. При наличии согласия работника, его оформят переводом на другую должность.

Сообщить об оптимизации службе занятости

В письменном виде за 2 месяца до сокращения численности сотрудников или штата, руководство должно уведомить об этом службу занятости. Если планируется массовое сокращение, сделать это необходимо за 3 месяца.

В извещении для профсоюза, указываются личные данные сотрудников, названия должностей и профессий. В службу занятости – специальность, профессию, должность, квалификацию, условия выплаты заработной платы. К извещению прикладывается: копия и проект приказа, новое штатное расписание компании.

Создать приказ о сокращении

Если сотрудник отказался от предложенных вакантных должностей, в последний рабочий день кадры оформляют приказ о расторжении ТД. Формулировка увольнения: «Сокращение количества служащих компании». Приказ доводят до сотрудников в день расторжения трудового договора под роспись.

Составить справку о заработной плате за два календарных года

Ко дню увольнения бухгалтерия компании оформляет документ с размером зарплаты за два года, предшествующих сокращению.

Оформить справку с данными, направленными в ПФР

В последний рабочий день бухгалтерия компания обязана предоставить сотрудникам, попавшим под сокращение документ, содержащий данные, направленные в Пенсионный фонд за время их работы.

Занести записи о сотрудниках в личную карту

Перед сокращением служащих отдел кадров должен внести соответствующие записи в карточку Формы Т-2. При этом необходимо казать причину увольнения. Дата увольнения – последний рабочий день. Далее указываются реквизиты приказа о расторжении ТД. После этого кадры и сотрудник заверяют указанные данные своими подписями.

Оформить записку о расторжении трудового контракта

В день увольнения работники кадров и бухгалтерии заполняют расчет о прекращении ТД. С лицевой стороны указывается основная информация о сотруднике и причине увольнения. На обратной стороне бухгалтерия прописывает сумму, положенную к выплате.

Расчет с сотрудниками

Помимо зарплаты и компенсации за отпуск работку положено начислить выходное пособие (среднюю заработную плату за 2-3 месяца). Выходное пособие выплачивается всем независимо от дня увольнения.

Внести запись в трудовую

Запись вносится в точном соответствии с Трудовым кодеком (часть 5 ст. 84.1 ТК). В ней должны быть указаны следующие данные:

• порядковый номер;
• дата расторжения трудового договора;
• обстоятельства увольнения;
• название документа, на основании которого расторгается трудовой договор.

Запись заверяется работником кадров и сотрудником, попавшим под сокращение. Трудовую выдают в последний рабочий день.

Выдать по просьбе работников другие документы

На основании письменного обращения компания обязана предоставить копии документации, заверенной надлежащим образом. Ксерокопии приказов о приеме на соответствующую должность, переводах, выписки из трудовой, справки о зарплате, средней заработной плате за последние 3 месяца.

При сокращении штата или численности сотрудников необходимо строго придерживаться закона, иначе могут возникнуть проблемы с контролирующими органами. В результате компании будет грозить штраф. В некоторых ситуациях придется выплатить компенсацию сотрудникам и восстановить их на работе. Во избежание этого перед увольнением работников лучше проконсультироваться с юристом.

Получить консультацию