Ответ на претензию контрагента: как составить ответ на претензию? Образец и бланк
Когда на адрес предприятия приходит претензия от контрагента (кредитора), вне зависимости от наличия или отсутствия согласия с условиями, рекомендуется отправить ответ на претензию контрагента. Если установленные на отправку сроки пройдут, контрагент вправе обратиться в суд. У ответного письма есть свои особенно и правила заполнения, о которых пойдет далее речь.
Что такое ответ на претензию контрагента?
Письменный ответ на досудебную претензию является реакцией юридического лица на те требования, которые исходят от контрагентов. Контрагент – сторона, заключившая любой договор с предприятием: банк, государственная структура или частная организация. Среди присланных требований могут быть погашение задолженности, замена товара или устранение погрешностей в работе. Подается ответная отписка в установленные законом сроки.
Образцов составления ответа на претензию несколько: оплата задолженности, несоответствие качеству товара, возврат денег, возмещение ущерба.
Срок ответной реакции юридического лица
После получения претензии с прописанными требованиями руководству дается 30 дней на составление и отправку. Но это не крайний срок, а обобщенный. Временные ограничения можно установить в первичном договоре или в самой претензии. Но этот период не должен превышать 30 дней и быть менее 5.
Алгоритм определения временных границ для ответной реакции следующий:
- Придерживаться срока, обозначенного в претензии, если в условиях договора прописано о праве отправителя определять временные границы. Также, если в договоре нет четкого указания количества дней, а в претензии они есть, отправку осуществляют по условиям договора.
- Письмо может быть направлено согласно указанному в договоре периоду, если он упоминался только в договоре и больше нигде.
- Если условия ответной реакции нигде не прописаны, по умолчанию, до 30 дней должно быть направлено письмо.
- С контрагентом условия срока ответа оговариваются отдельно после получения претензии, если дата нигде не указана.
Разумными сроками считаются, находящиеся в промежутках 7-21 дня. Если в договоре четко прописан запрет на указание других дат в документах и письмах, придерживаться следует договорных пунктов. Досудебный порядок будет нарушен, если контрагент подаст в суд иск ранее прохождения 30 дней. Даже, если в договоре и претензии разняться даты и нет указания о праве определения временных рамок сторонами, опираться следует на договор.
Обязательность направления ответа
Чтобы понять, обязательно ли отвечать на претензию, нужно обратиться к пунктам письменной сделки. Часто отсутствующий ответ служит согласием к пунктам, составленным второй стороной договора. Суд также примет сторону контрагента и сочтет игнорирование компании согласием с действиями недовольной стороны. Например, если контрагент укажет в письме решительность остановки предоставления услуг при отсутствии ответа, суд согласится с ним. Если договор не содержит специальных условий, молчание примут как несогласие и отказ в исполнении требований второй стороны.
Согласно делу № А40-96127, Верховным судом РФ было установлено, что игнорирование претензии более 30 дней не приравнивается к признанию требований, если в договоре ничего об этом не говорится.
Это значит, что прямой ответственности за отсутствие письма нет. Но она наступает после того, как будет подан иск в суд контрагентом. Если начать исправление согласно пунктам без письменного ответа, со второй стороной можно договориться о мирном решении вопроса, так как ответ на претензию контрагента – это одна из гарантий выполнения обязательств, но не обязательная часть сделки.
Если дело дошло до судебных тяжб, владельцы рискуют не только принудительным исправлением ошибок или возвратом долга, но и компенсацией расходов на сам спор. Если компания не согласна с требованиями, это прописывается в ответе, что послужит доказательством и обоснованием игнорирования претензии.
Ответ на претензию — образец заполнения
Законодательно не ограничивается форма и содержание письменной ответной реакции на претензию. Досудебный ответ:
- отправляется в письменной форме;
- не имеет образца;
- адресуется отправителю с извещением о получении.
В конце должна стоять подпись человека, наделенного полномочиями заверения документов от лица ООО. Отправляется письмо по адресу, указанному в самой претензии, а его содержание зависит от того, согласны с требованиями или нет.
Законом не установлено определенной формы, по которой составляется ответ на претензию контрагента, однако мы дадим вам для скачивания бланк и заполненный образец, на который вы можете ориентироваться при составлении претензии:
Файлы доступны для скачивания по ссылкам выше бесплатно.
Компания соглашается с пунктами претензии
При соглашении компания готова на удовлетворение требований второй стороны полностью или частично. Когда обычно поступает соглашение:
- контрагент имеет преимущества в судебном споре;
- компания в состоянии быстро исправить ошибку, чтобы не портить партнерских отношений с контрагентом;
- юридическое лицо имеет слабую позицию, а отправитель претензии готов пойти на уступки.
В ответе допустимо выдвигать встречные требования и предложения. Можно просить об уменьшении долга, реструктуризации или об увеличении времени для исправления ошибок и замены товара. Контрагентам, особенно, если это государственные структуры и банки, эта позиция удобна. При отсутствии возражений:
- Пишется о согласии и готовности к исправлению. Если это частичное согласие, указываются пункты, где есть разногласия.
- Определяются сроки и этапы удовлетворения направленных претензий.
Что допустимо писать в ответе: просить о новом графике выплат или рассрочке, уменьшении или отмене штрафных санкций, увеличении сроков на поставку или замену продукции и т.д. На этом этапе кредиторы чаще соглашаются, побуждая выполнять обязательства второй стороны без судового иска.
Если обязательства были полностью или частично выполнены, этот момент прописывается в ответе в качестве доказательств.
Если имеются возражения к претензии
При полном отрицании своей ошибки, у компании есть три пути составления ответного письма:
- Полностью отрицать. У контрагента отсутствуют прямые доказательства нарушения договорных обязательств. В этом случае доводы отклоняются без обоснования собственной позиции. Но факт отсутствия убедительных доказательств прописывается в ответе.
- Опровергать. При наличии фактов, потребуется опровержение. Это не просто отрицание, а доказательство своей невиновности или отсутствия долга.
- Подбирать информацию и доводы, не упомянутые отправителем претензии. Если претензия обоснована, юридическое лицо вправе опровергнуть аргументы, указать на новые обстоятельства или упущенные факты для улучшения своей позиции в судебном споре.
Ответ на досудебную претензию – это не обязательно, но рекомендовано для гарантии доказательной базы и поддержания сотрудничества с контрагентом в дальнейшем в мирном русле.
Основное направление нашей деятельности — юридические услуги для бизнеса. За последние 5 лет, мы не проиграли ни одного дела. В нашем штате работают только опытные юристы — кандидаты и доктора юридических наук. Поэтому, мы можем давать 100% гарантии качества услуг и брать на себя финансовую ответственность за свои действия. Сотрудничая с нами, ваши риски = 0%.
