Прием на работу по трудовому договору

Принимая граждан в штат компании необходимо оформить все это официально. В противном случае ей грозят большие штрафы со стороны контролирующих органов. Прием на работу по трудовому договору – самый распространенный способ оформить сотрудника и зачислить его в штат фирмы. При этом необходимо соблюдать ряд правил, предусмотренных законом.

Если у вас возникли вопросы или необходимо решить трудовой спор, мы всегда готовы вам помочь. Обращайтесь к нашим юристам:

Получить консультацию

Как происходит прием на работу по трудовому договору?

Процедура оформления специалистов по трудовому договору включает несколько этапов. А именно:

1. Получение пакета документации от сотрудника.
2. Ознакомление работника с нормативными актами компании.
3. Подписание трудового контракта.
4. Оформление документации на сотрудника.
5. Занесение записи в трудовую книгу.

Каждый этап следует рассмотреть подробнее, чтобы не допустить ошибок, оформляя сотрудника.

Документы при приеме на работу по трудовому договору

При приеме на работу сотрудника от него нужно получить документы. Список может меняться в зависимости от должности и требований.

Основной пакет документации:

• паспорт или другой документ удостоверяющий личность;
• трудовая книжка (если есть, сейчас их ведут в электронном виде);
• СНИЛС;
• военный билет или удостоверение лица, подлежащего призыву в армию.

Если у сотрудника нет СНИЛС и ТК, работодатель оформляет их самостоятельно.

Исключение – прием на работу сотрудников, работающих дистанционно, ТД оформляется посредством передачи электронной документации. В этой ситуации специалист самостоятельно получает СНИЛС и предоставляет сведения работодателю.

Дополнительный пакет документации:

• диплом, аттестат об образовании;
• медицинская книжка или справка о медосмотре (требуется не всегда);
• справка об отсутствии судимости (нужна таможенникам, приставам, государственным служащим);
• ИНН (если оно есть);
• загранпаспорт;
• справка 2-НДФЛ (если сотрудник хочет получить вычет по налогу);
• справка о заработной плате за 2 года (для расчета больничного);
• патент или разрешение на работу – для нерезидентов, если без них вести деятельность нельзя;
• мед. заключение об отсутствии противопоказания (для Крайнего Севера);
• сведения об имуществе и дохода супруги/супруга, детей до 18 лет (необходимы для сотрудников ЦБ, государственных и муниципальных служащих).

При приеме на работу необходимо написать заявление, но если его нет, то работодатель не имеет право отказать в оформлении. При заключении трудового контракта это не является обязательным условием. Исключение – муниципальные и государственные служащие.

Проходить медицинский осмотр должны следующие лица:

• дети до 18 лет;
• специалисты, задействованные на вредных производствах и работающих в опасных условиях;
• сотрудники, работающие с транспортными средствами;
• работники Крайнего Севера;
• специалисты, работающие вахтовым методом;
• сотрудники торговли, общественного питания, детского образования, медицины, водопроводов;
• работники, осуществляющие свою деятельность под землей.

Медицинский осмотр должны протий и другие сотрудники, для которых это предусмотрено российским законодательством.

Прием на работу по трудовому договору — ознакомление с нормативными актами

Перед подписанием трудового контракта, специалисту нужно представить локальные документы. Их разрабатывает работодатель с учетом специфики деятельности.

Акты, обязательные для ознакомления:

• условия внутреннего распорядка;
• инструкция и правила по охране труда;
• положение о заработной плате;
• правила использования и хранения персональной информации сотрудника.

Среди основных документов, можно выделить и те, с которыми нужно ознакомиться только при их наличии в компании. А именно:

• должностная инструкция;
• положение о материальной ответственности;
• положение об обороте документов;
• коллективный контракт;
• положение о соцобеспечении сотрудника;
• другие документы, разработанные в компании.

После ознакомления сотрудника с локальными документами, он должен поставить подпись в листе ознакомления. Он пришивается к акту, пронумеровывается и на нем ставиться подпись и печать должностного лица.

Был принят закон, который упростил учет кадров микро-компаний. Работодатели могут не принимать нормативные документы, не вносить данные в ТК работника.

Прием на работу по трудовому договору — предоставление, изучение и подписание

ТД составляется в нескольких экземплярах: один для работодателя, второй для сотрудника. На копии, которая остается у предприятия проставляется подпись сотрудника.

Номера для трудовых контрактов не предусмотрены. Но работодатель может нумеровать договора для упрощения работы с ними. Законом не предусмотрено и ставить печати в ТД для АО и ООО.

Содержание трудового контракта

В трудовом контракте должна содержаться определенная информация, предусмотренная законом. Если каких-то данных нет, то договор будет признан недействительным. Кроме основных условий, работодатель имеет право внести в ТД дополнительные, но они не могут идти в разрез интересам сотрудника.

Основные условия, которые должны содержаться в контракте:

• ФИО сотрудника;
• название работодателя или ФИО предпринимателя;
• информация о лице, заключившего контракт от имени работодателя;
• данные паспорта сотрудника и работодателя – предпринимателя;
• ИНН (если оно есть);
• дата и место подписания контракта;
• место работы (если филиал, отображается полная информация о нем);
• должность с учетом штатки (если ее нет в штатке, указывать ее нельзя);
• дата, с которой сотрудник приступает к своим обязанностям;
• дата, по которую заключается контракт (если ее нет, то он считается бессрочным);
• условия оплаты труда;
• график работы и перерыва;
• компенсации и гарантии при работе с опасными и вредными условиями труда;
• условия работ;
• условия о социальном страховании.

Все эти пункты в трудовом договоре обязательны. Ни один из них пропускать при заключении контракта нельзя.

Вы можете скачать:

1. Образец трудового договора (.PDF)
2. Образец трудового договора (.DOCX)

Обращаем ваше внимание! Это всего лишь образец. Для каждого бизнеса необходимо индивидуальное составление договора, которое предусматривает все нюансы. Предоставленный образец трудового договора является типовым. Использование его в том виде, в котором он есть не рекомендуется.

Оформление документов на сотрудника

После заключения трудового контракта нужно составить ряд бумаг. Так на каждого работника потребуется.

Приказ о зачислении в штат компании

Приказ составляется по форме № Т-1 или № Т-1А. На его основании сотрудник принимается на работу, и запись вносится в личную карточку и трудовую книжку сотрудника.

Личная карта специалиста

Это один из обязательных документов после заключения контракта с сотрудником. Личная карточка заводится на каждого работника.

Лицевой счет

Каточка л/с составляется для отображения данных о зарплате, выплачиваемой сотруднику на протяжении года. Ее оформлением занимается бухгалтер по формам Т-54 и Т-54а.

Карточка учета начисленных страховых взносов и выплат

Документ необходим для учета выплат и других вознаграждений, страховки относительно каждого физлица.

Рекомендованная Пенсионным фондом и ФСС форма – не обязательна. На ее основе работодатель имеет право самостоятельно разработать бланк удобный для него.

Реестр по зарплате и НДФЛ

Работодатели, заключившие ГПД и трудовой контракт должны осуществлять учет доходов сотрудников и размера начисленного и удержанного с них НДФЛ. Унифицированный формы не существует, работодатель разрабатывает реестр самостоятельно.

В реестр по зарплате и налогу должны входить следующие обязательные данные:

• ФИО работника;
• данные паспорта или ИНН;
• статус плательщика налога (нерезидент/резидент);
• размер выплаченной сотруднику зарплаты и вычетов по налогу;
• дата перечисления вознаграждения;
• суммы начисленного и удержанного налога;
• даты удержания и уплаты НДФЛ;
• данные платежек на перечисление налога.

Все эти сведения обязательны и должны содержать в налоговом регистре.

Запись в трудовую книжку

Работодатель должен вести ТК на каждого работника, если он проработал в копании более 5 дней.

Исключение – совместители. Информация о заключении ГПД в трудовой книжке не отражается.

При заполнении ТК нужно придерживаться ряда правил:

• данные вносятся на основании приказа;
• информацию заносит работодатель или уполномоченное на это лицо;
• данные вписываются шариковой, гелиевой или перьевой черной, фиолетовой или синей ручкой;
• книжку нужно заполнять с 3 графы: сокращенное и полное название компании (можно поставить печать, при приеме в подразделение – указывается название основной фирмы);
• далее заполняется 1 графа – номер порядковой записи (должна соблюдаться сквозная нумерация);
• во 2 графе – дата начала исполнения обязанностей на основании приказа (арабскими цифрами);
• в 3 графе указывается должность, профессия или специальность с квалификацией на которую принимается сотрудник и название подразделения;
• в 4 графе – номер и дата приказа о зачислении в штат.

На этом заполнение трудовой книжки окончено. ТК хранится у работодателя и выдается на руки сотруднику при увольнении. Полезные статьи по увольнению сотрудников и сокращению штата:

Как уволить сотрудницу в декрете при ликвидации компании?

Как уволить директора ООО? Инструкция по увольнению директора компании

Как правильно уволить работников при банкротстве ООО?

Как уволить сотрудника: правила увольнения сотрудника без последствий для работодателя

Прием на работу по трудовому договору подразумевает четкое следование нормам законодательства. Если требования не будут соблюдены, то могут возникнуть проблемы с государственными структурами. Также, при конфликте между работником и работодателем будет сложнее разрешить спор. Чтобы этого не допустить, лучше проконсультироваться с опытными юристами:

Получить консультацию