Проведение годового собрания участников ООО

Проведение годового собрания участников ООО необходимо в стратегических целях. В 2023 году были внесены некоторые изменения в подготовку и проведение собрания участников общества с ограниченной ответственность. Кроме возможности назначения встречи онлайн появились и другие нововведения, о которых будет говориться далее.

Для чего нужно годовое собрание участников ООО?

Ежегодно формируется собрание участников ООО с целью подведения итогов. Основной вопрос, волнующий собравшихся – экономическая деятельность предприятия, его рост и возможности увеличения дохода.

Согласно нормам Федерального Закона об ООО, собственники малого и крупного бизнеса могут ограничиться только ежегодными собраниями участников, без дополнительных встреч.

И проводиться эти мероприятия должны до 30 апреля текущего года. Также было разрешено проведение годовых общих собраний заочно. Но это право действует только до 31 декабря этого года.

Госдумой рассматривается законопроект о возможности проведения собраний в онлайн режиме. Предлагается дополнение статьи 37 ФЗ № 14 касательно дистанционных собраний ООО. Но аналогичные нормы на данный момент отсутствуют в корпоративном законодательстве, в отличие от гражданского.

Какие вопросы будут рассмотрены на собрании?

Участники собрания обсуждают вопросы, касающиеся экономического состояния компании, а также проводят анализ характера и эффективности сделок, совершенных в течение года. Собственники рассматривают и утверждают при отсутствии дополнений и возражений следующее:

• отчет за год;
• бухгалтерский баланс.

Другие документы не могут приниматься в процессе обсуждения вопросов на годовом собрании согласно нормам закона № 14. Для принятия отчета и баланса необходимо получить большинство голосов участников. Но в уставе ООО разрешается прописывать точное количество голосов, требуемых для согласования. Дополнительно могут быть рассмотрены и иные вопросы, касающиеся развития и экономического благополучия предприятия.

Проведение годового собрания участников ООО по этапам

Участники общества с ограниченной ответственностью уведомляются о дате и времени собрания не позже, чем за 30 дней. Если в уставе указан другой срок, нужно придерживаться его. Ряд вопросов, которые нужно решить до созыва.

1. Подтверждение решения собрания. Согласно статье 67 Гражданского Кодекса, состав участников подтверждается нотариально по желанию. Любое изменение в способах подтверждения также удостоверяется в нотариальной конторе, в таком случае.
2. Решение собрания. Для этого подбирается время, дата и помещение, обсуждаемые вопросы и форма встречи. Сведения четко продумываются, так как они будут прописаны в уведомлении. Обязательно присутствие личное или представителей лиц, которые не могут явиться.
3. Принятие директором решения о том, что нужно назначить встречу. Но в уставе могут указываться уточнения и изменения по этому правилу. Компетенция принятия решения может быть передана совету директоров иди коллегиальным органам. Для их созыва также понадобится время.
4. Составление списка участников. Этот список должен содержать актуальную информацию на 2023 год: адреса, контакты, должности. Если кого-то не известят, участники могут оспорить принятые без них решения. Если списком занимается нотариус, актуальные данные обсуждаются с ним.
5. Собрание сведений и документов, таких как баланс и отчет. Без этих данных не может начаться встреча. Для подготовки документации потребуется запрос бумаг у директора, главбуха и ревизора.
6. Оформление уведомления и направление его каждому, кто будет участвовать. Имеет установленную форму: дата, время, место собрания участников ООО, повестка дня и сведения, которые необходимо при себе иметь (договора, отчеты). Обычно уведомление направляется заказным письмом, чтобы не беспокоиться о том, что оно дойдет до получателя. Но уставом могут предусматриваться иные способы.

Когда участники увидят повестку дня, они, возможно, захотят внести в нее дополнительные вопросы или предложить своих кандидатов в органы управления. Предложения участников нужно рассмотреть по определенным правилам и либо удовлетворить требования, либо отказать.

Шаги к проведению годового собрания участников ООО

Действия во время собрания участников общества с ограниченной ответственностью будут следующими:

1. Регистрация каждого прибывшего. Допускается участие как самих приглашенных, так и их представителей. Организатор сверяет документы со списком, проверяет полномочия представителей и фиксирует факт явки в регистрационном листе.
2. Открытие собрания директором. В процессе открытия выбирается председатель и секретарь, на которых возлагается обязанность дальнейшего ведения собрания и фиксации результатов.
3. Определение повестки дня. Если на встрече присутствуют все участники по списку, у них есть право предложения новых вопросов в повестку, а председатель рассматривает их и принимает или отказывает.
4. Принятие решение по пунктам повестки дня. Утверждается баланс и отчет. Если участниками не принято решение касательно остальных вопросов, они откладываются на неопределенный срок. Законных ограничений нет.

К особому случаю относится избрание в органы управление кандидатов. Если истекает срок их полномочий, следует провести своевременные выборы. В противном случае, вопросы, находящиеся в их компетенции, решены не будут.

Каждый вопрос требует подсчетов голосов: при простом, квалифицированном большинстве и единогласном решении. Голоса подсчитываются председателями. Если предполагается избирание кандидатов в директорский совет, потребуется проведение кумулятивного голосования.

Оформление протокола собрания участников ООО

Протокол – обязательный документ, оформляемый письменно, в котором отражается ход собрания. Какие моменты учитываются:

1. Определение сведений, включаемых в протокол. Четкой структуры у записей нет.
2. Подпись протокола уполномоченным лицом. По общему правилу, это секретарь и председатель, выбранные ранее. Этого достаточно при нотариальном подтверждении состава участников и решения собрания.

Если заверение подтверждение отсутствует, в протоколе ставят подписи все участники. Это необходимо для того, чтобы не доказывать присутствие того или иного лица на собрании.