Как правильно внедрить электронный документооборот с контрагентом?

Идея внедрения в организации электронного документооборота (ЭДО) не нова. Ею охвачены все предприятия, независимо от величины, однако, далеко не все понимают, в чем заключается суть процессов в рамках ЭДО. Попробуем разобраться, как правильно наладить электронный обмен документами с контрагентом.

Зачем нужен ЭДО?

Электронный документооборот помогает оптимизировать временные, а также финансовые затраты. В системе можно с легкостью найти любой документ, контролировать работу сотрудников, обеспечивать обмен бумагами с контрагентом. Что касается финансовых затрат, то они существенно сокращаются, поскольку можно сэкономить на бумаге и почтовых расходах.

Какие задачи решает внедрение ЭДО:

• происходит автоматизация работы по согласованию и утверждению;
• все документы хранятся на одном сервере;
• легко отследить историю документооборота по нужному контрагенту;
• высокий уровень безопасности и защита коммерческой тайны.

С чего начать внедрение электронного документооборота?

Ведение бухгалтерского учета предполагает оформление огромного количества документов. 10 лет бухгалтерия велась на бумаге, но сегодня актуален новый порядок. Многие предприятия уже перешли на внутренние автоматизированные информационные и учетные системы. Однако, их деятельность не ограничивается внутренними процессами, происходит параллельное взаимодействие с контрагентами.

Например, при завершении хозяйственной операции бухгалтер должен оформить ряд документов. Акт выполненных работ вносится во внутреннюю систему, чтобы отправить его контрагенту, документ нужно распечатать и отправить по почте. Подрядчик со своей стороны сканирует акт и вводит в систему своей организации. Так все устроено, если нет корпоративной информационной системы.

В таком случае внутренние процессы оптимизируются, внешние же не меняются. Уделяя внимание упрощению внешних процессов, можно сократить временные и финансовые затраты. Передать информацию в цифровом виде реально за несколько минут, в то время как пересылка бумажной копии занимает несколько дней.

Виды электронного документооборота

Для тех, кто хочет перейти на цифровое взаимодействие с контрагентами существует два вида обмена:

1. Можно использовать e-mail. При выборе этого варианта нужно данный способ прописать в договоре сторон, где должны быть также указаны электронные адреса, которые будут участвовать в обмене. Можно использовать любой вид электронной подписи. Однако, нужно понимать, что не вся документация может отправляться по электронной почте.
2. Отправлять все документы можно, пользуясь услугами оператора электронного документооборота. Для того, чтобы без ограничений использовать функционал сервиса обмена, нужно подключиться к сети оператора и присоединиться к регламенту обмена.

Начало работы с ЭДО

Чтобы начать работу через оператора, нужно выполнить такие действия:

• приобрести сертификат электронной подписи и средство криптографической защиты;
• выполнить подключение к выбранному оператору;
• пригласить контрагентов для обмена.

Улаживание остальных организационных вопросов – это задача специалистов оператора электронного документооборота.

Порядок действий для подключения

Для начала стоит выяснить основные вопросы, а именно: какова стоимость подключения и в какие сроки его выполнят. Если условия устраивают, можно заключать соглашение с оператором.

После этого происходит присоединение к регламенту обмена, где описаны правила работы сервиса, описаны задачи, которые должны решаться с его помощью и другие принципиальные моменты.

Получение электронной подписи и средства защиты

Сертификат можно получить в Удостоверяющем центре, прошедшем аккредитацию Минкомсвязи России. Часто получить его можно у самого оператора ЭДО, которые для выдачи пользуются услугами партнерской сети.

Что представляет собой электронная подпись? Это набор символов, записанный в определенном порядке, который нужно присоединить к документу для удостоверения его подлинности. Существуют такие виды подписей: простая, усиленная неквалифицированная и квалифицированная.

Согласно действующему законодательству электронный документ, заверенный простой или усиленной неквалифицированной подписью эквивалентен бумажному, на котором стоит реальная подпись. Тем не менее простой электронной подписи не всегда достаточно для ведения базового документооборота.

Документ, подписанный усиленной квалифицированной подписью – аналог бумажного, на котором кроме подписи, стоит также печать компании. Федеральной налоговой службой признаются документы с квалифицированным сертификатом.

Средство криптографической защиты является специальной программой, которая шифрует и расшифровывает данные. Оно используется для создания и проверки в сервисах обмена электронных подписей.

Как подключить контрагентов?

В цифровом виде получится работать только с теми контрагентами, которые подключены к оператору электронного документооборота. В данный момент таких вряд ли наберется более половины существующих.

Многим нужна дополнительная мотивация, чтобы они решились на переход в новый формат взаимодействия. В виде такой мотивации могут выступать специальные предложения операторов, которые часто устанавливают бесплатный или льготный период обмена, чтобы контрагент мог прочувствовать все удобство новой системы.

При этом оператор помогает решить все вопросы, которые касаются новых подключений, чтобы сделать этот процесс максимально комфортным.

Не важно, услугами какого оператора пользуется подрядчик. Обмен можно выполнять, используя технологию роуминга. Возможно также использование других способов организации взаимодействия с контрагентами.

Один из них – подключение к нескольким сервисам обмена. Такой способ носит название мультиоператорность. Если же две компании используют разные сервисы и не желают их менять или выполнять дополнительные подключения, они могут обратиться к своим операторам с просьбой наладить обмен друг с другом.

Если вы не хотите самостоятельно разбираться с внедрением электронного документооборота, то обращайтесь в нашу юридическую компанию:

Заказать внедрение ЭДО