Уничтожение персональных данных: порядок, сроки и оформление акта в 2026 году

Для бизнеса и частных практик тема хранения сведений о людях давно перестала быть формальностью. Ошибка на этапе, когда нужно прекратить обработку и провести уничтожение персональных данных, может привести не только к претензиям Роскомнадзора, но и к спорам с работниками, клиентами, пациентами, контрагентами и соискателями. В 2026 году вопрос остается чувствительным по той простой причине, что оператор обязан не просто удалить лишнюю информацию, а суметь доказать, когда, на каком основании и в каком объеме было проведено уничтожение персональных данных.

На практике проблема обычно выглядит так: компания собирает документы годами, копии паспортов лежат в почте и на сетевых дисках, анкеты кандидатов остаются в HR-системе, базы клиентов дублируются в CRM, мессенджерах и локальных папках сотрудников. Когда возникает запрос субъекта персональных данных, внутренний аудит или проверка, выясняется, что формально обработка уже должна быть прекращена, но фактически сведения продолжают храниться. Именно поэтому уничтожение персональных данных нельзя сводить к нажатию кнопки «удалить». Здесь важны правовое основание, соблюдение сроков, корректное документирование и подтверждение того, что данные действительно больше не могут использоваться.

Когда уничтожение персональных данных становится обязанностью оператора

Базовые правила закреплены в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Для темы, которую обсуждаем, ключевое значение имеют статьи 5, 14 и 21. Из статьи 5 следует принцип ограничения хранения: персональные данные нельзя держать дольше, чем этого требуют цели обработки, если иной срок не установлен федеральным законом, договором или иным правовым основанием. Это означает, что уничтожение персональных данных должно происходить не тогда, когда компании удобно разобрать архив, а тогда, когда отпадает цель обработки или возникает специальное основание прекратить ее.

Статья 21 Закона № 152-ФЗ связывает прекращение неправомерной обработки, блокирование и уничтожение с конкретными обстоятельствами. Если персональные данные являются неполными, неточными, незаконно полученными или не нужны для заявленной цели, оператор обязан принять меры в установленные законом сроки. Отдельный блок связан с обращениями субъекта персональных данных. Человек вправе требовать уточнения, блокирования или уничтожения сведений, если они обрабатываются с нарушением закона. В этих ситуациях уничтожение персональных данных превращается из внутренней организационной процедуры в юридическую обязанность с проверяемыми сроками.

Особое значение имеют не только требования самого Закона № 152-ФЗ, но и подзаконное регулирование. Порядок подтверждения уничтожения определен требованиями Роскомнадзора. Для компаний это означает, что недостаточно сослаться на внутреннюю политику или устное распоряжение ответственного сотрудника. Нужны документы, позволяющие показать, какие массивы информации были уничтожены, каким способом, кем именно и в какую дату. В спорной ситуации именно эти материалы становятся доказательством добросовестности оператора.

Для работодателей тема особенно важна в кадровом контуре. Резюме кандидатов, копии документов работников, сведения о родственниках, медицинские справки, данные о воинском учете хранятся в разных массивах и подчиняются разным срокам. Когда компания проводит кадровый аудит, почти всегда вскрывается одна и та же проблема: персональные данные есть, а понятного реестра оснований и сроков их хранения нет. Без такого реестра уничтожение персональных данных неизбежно происходит хаотично, что создает риск претензий как со стороны надзора, так и со стороны работников.

Сроки уничтожения по закону и как их считать без ошибок

Сроки уничтожения по закону нельзя определять по одному универсальному правилу, потому что они зависят от основания обработки и от того, почему именно данные должны быть уничтожены. Если субъект персональных данных отозвал согласие, оператор вправе продолжить обработку только при наличии иных оснований, предусмотренных частью 1 статьи 6 Закона № 152-ФЗ. Если таких оснований нет, обработка прекращается, а уничтожение персональных данных должно быть проведено в срок, установленный законом. Если же цель обработки достигнута, применяются иные временные ориентиры, также прямо связанные с нормами Закона № 152-ФЗ.

Наибольшее число ошибок возникает там, где компания смешивает сроки хранения документов и сроки обработки персональных данных. Например, бухгалтерские, налоговые, кадровые и медицинские документы могут подлежать хранению в силу требований НК РФ, ТК РФ, законодательства об архивном деле, правил обязательного учета или отраслевых норм. В такой ситуации уничтожение персональных данных не может нарушать обязательный срок хранения первичного документа. Иначе оператор, пытаясь исполнить одно требование, одновременно нарушит другое. Поэтому сроки уничтожения по закону всегда оцениваются в связке с профильным регулированием конкретного документа.

Для рабочих процессов полезно различать несколько типовых ситуаций:

• цель обработки достигнута, и иных оснований хранить сведения больше нет;
• субъект отозвал согласие, а оператор не может опереться на иной законный титул обработки;
• обработка признана неправомерной, и нарушение невозможно устранить без удаления сведений;
• истек срок хранения документа или массива данных, установленный законом, договором либо локальным актом, который не противоречит обязательным нормам.

Внутренний документ компании должен не повторять закон общими словами, а увязывать категории данных с конкретными сроками и основаниями. Именно здесь обычно появляется разрыв между комплаенсом и реальной работой подразделений. Юристы и ответственные за персональные данные утверждают политику, а ИТ-служба, кадровики, отдел продаж и бухгалтерия продолжают хранить старые выгрузки, резервные копии и сканы без привязки к целям обработки. В результате сроки уничтожения по закону формально известны, но практически не соблюдаются.

Если организация регулярно работает с клиентскими базами, поставщиками, персоналом и претензиями, разумно выстраивать не разовые кампании по удалению, а постоянную систему правового контроля. В такой модели уничтожение персональных данных становится частью корпоративного процесса, а не реакцией на жалобу или проверку. Для компаний, где поток договоров, заявлений и внутренних реестров высок, это нередко включают в формат абонентского юридического обслуживания, когда сроки, основания и документы проверяются не эпизодически, а в рабочем режиме.

Как оформить уничтожение персональных данных внутри компании

Юридически корректное уничтожение персональных данных требует не одного документа, а связки материалов. Обычно в нее входят локальный акт или раздел политики о порядке хранения и удаления данных, распоряжение уполномоченного лица, фиксация основания для прекращения обработки, а также акт уничтожения персональных данных. Если данные удаляются в информационных системах, дополнительно оформляются технические подтверждения: журналы операций, выгрузки, служебные записки ИТ-специалистов, сведения о перезаписи носителей или уничтожении резервных копий, если это предусмотрено внутренним порядком.

На практике безопаснее, когда в организации заранее определена комиссия по уничтожению данных. Закон не требует в каждом случае создавать именно коллегиальный орган, но такой подход снижает риск формальных претензий. Когда удаление подтверждают не один сотрудник и не только системный администратор, проще доказать, что процедура действительно проведена, а не отражена в документах задним числом. Комиссия по уничтожению данных особенно полезна для крупных операторов, медицинских организаций, работодателей с большим архивом и компаний, где персональные данные хранятся одновременно на бумаге и в нескольких цифровых системах.

Если речь идет о бумажных носителях, важно описать способ уничтожения так, чтобы документ позволял понять результат. Недостаточно написать, что документы «утилизированы». Из акта должно следовать, что восстановить персональные данные невозможно или экономически нецелесообразно. При электронных массивах формулировки должны учитывать реальный технический процесс: удаление из системы, очистка каталога, уничтожение носителя, аннулирование учетной записи, исключение из рабочих и архивных контуров, если это предусмотрено архитектурой хранения. Иначе уничтожение персональных данных будет подтверждено лишь номинально.

Отдельная сложность связана с резервными копиями. Если данные удалены из основной системы, но остаются в бэкапах без регламента последующего удаления, надзорный орган может поставить под сомнение полноту процедуры. Здесь нельзя использовать универсальную фразу, подходящую всем. Нужно описывать реальную модель хранения. Иногда допустим отложенный цикл удаления из резервного контура, если он обоснован, закреплен документально и исключает использование сведений в обычной хозяйственной деятельности. Но это должно быть отражено в локальных актах и технических регламентах.

Акт уничтожения персональных данных и подтверждение уничтожения для РКН

Центральный документ в этой процедуре, как правило, акт уничтожения персональных данных. Его задача не в том, чтобы просто закрыть внутренний вопрос делопроизводства, а в том, чтобы дать проверяемое подтверждение, пригодное для внутреннего контроля, ответа субъекту и подтверждение уничтожения для РКН при запросе или проверке. Унифицированной формы для всех операторов нет, поэтому содержание документа определяется с учетом закона, подзаконных требований и специфики деятельности оператора.

Чтобы акт уничтожения персональных данных имел доказательственную ценность, в нем обычно отражают основание для уничтожения, дату процедуры, категорию субъектов, перечень уничтоженных документов или информационных массивов, способ уничтожения, состав лиц, участвовавших в процедуре, и результат, исключающий дальнейшую обработку. Если в компании действует комиссия по уничтожению данных, ее состав и полномочия должны быть подтверждены внутренним распорядительным документом. Тогда акт будет логично встроен в общую систему документооборота, а не выглядеть разовой бумагой, составленной после возникновения претензии.

Подтверждение уничтожения для РКН особенно важно в двух ситуациях. Первая связана с обращением субъекта персональных данных, который требует сообщить, выполнено ли его требование. Вторая возникает при контрольных мероприятиях, когда оператору нужно доказать соблюдение требований Закона № 152-ФЗ и подзаконных актов. В обоих случаях простой ссылки на внутреннюю политику недостаточно. Нужен документальный след: распоряжение, акт уничтожения персональных данных, служебные отметки, журналы операций, переписка с ответственными сотрудниками, а при необходимости и ответ субъекту с указанием, что уничтожение персональных данных проведено.

С практической точки зрения полезно сверять акт с тремя вопросами. Понятно ли из него, что именно уничтожено. Видно ли, почему это сделано именно сейчас. Можно ли по документу проверить, что сведения больше не используются. Если хотя бы на один вопрос ответ отрицательный, подтверждение уничтожения для РКН будет слабым. При споре это может привести к выводу, что оператор ограничился формальным оформлением без реального прекращения обработки.

Что должно быть подтверждено	Чем обычно подтверждается
Основание для прекращения обработки	Заявление субъекта, отзыв согласия, истечение срока хранения, служебная записка, результаты внутренней проверки
Факт проведения процедуры	Акт уничтожения персональных данных, приказ или распоряжение, подписи ответственных лиц
Способ уничтожения	Описание шредирования, уничтожения носителя, удаления из ИС, технический отчет ИТ-службы
Невозможность дальнейшего использования	Отметка о полном удалении, исключении из рабочих контуров, уничтожении бумажных экземпляров, очистке хранилищ

Какие ошибки чаще всего приводят к претензиям и спорам

Наиболее частая ошибка состоит в том, что уничтожение персональных данных подменяют архивным перемещением. Документы убирают из активной папки, доступ к папке ограничивают, но сами сведения продолжают храниться без законного основания. Для надзора это не уничтожение, а продолжение хранения. Если цель обработки исчерпана, а обязательного срока хранения больше нет, такое поведение нарушает принцип, закрепленный в статье 5 Закона № 152-ФЗ.

Вторая типичная проблема связана с тем, что акт уничтожения персональных данных составляется без реальной процедуры. Особенно часто это происходит при увольнении работника, закрытии вакансии, завершении рекламной кампании или очистке клиентской базы. Формально документ есть, но в почте сотрудников остаются вложения, в CRM сохраняются карточки, а на ноутбуках менеджеров лежат выгрузки в Excel. В результате уничтожение персональных данных существует только на бумаге, а оператор не может дать полноценное подтверждение уничтожения для РКН.

Третья ошибка возникает на стыке договорного и корпоративного управления. Базы клиентов, данные сотрудников и сведения о представителях контрагентов передаются между несколькими юридическими лицами внутри группы без ясного распределения ролей оператора и обработчика. Когда начинается проверка, каждая компания считает, что удаление должна проводить другая. Если же конфликт затрагивает участников бизнеса, директора или контроль над ИТ-инфраструктурой, проблема может выйти за рамки комплаенса и перерасти в спор о доступе к данным и полномочиях. В таких ситуациях приходится учитывать не только Закон № 152-ФЗ, но и правила разрешения корпоративных споров, особенно если вопрос связан с передачей баз, управлением обществом и действиями исполнительных органов.

Есть и более тонкие риски. Например, оператор получает отзыв согласия и автоматически удаляет информацию, не проверив, нужны ли отдельные документы для исполнения обязанностей по трудовому, налоговому или медицинскому законодательству. Это уже обратная ошибка. Уничтожение персональных данных не должно мешать обязательному хранению сведений, если такое хранение предписано федеральным законом. Поэтому правовая оценка всегда предшествует техническому удалению, а не наоборот.

Что важно для работодателей, медицинских организаций и компаний с клиентскими базами

Хотя общие принципы едины, практическая реализация зависит от отрасли. Работодатель не может одинаково подходить к резюме кандидата, личной карточке работника, материалам служебной проверки и документам по охране труда. Медицинская организация обязана учитывать специальные правила о хранении медицинской документации и режим повышенной конфиденциальности сведений о состоянии здоровья. Компания с активными продажами должна понимать, где проходит граница между законной работой с клиентской базой и избыточным хранением сведений после прекращения отношений.

Для работодателей особенно чувствительны данные соискателей. Если кандидат не принят на работу, долгое хранение анкеты, копий документов и результатов собеседований без ясного основания повышает риск претензий. С другой стороны, кадровые документы действующих и бывших работников часто подлежат длительному хранению в силу трудового и архивного законодательства. Поэтому уничтожение персональных данных в кадровом блоке требует пофайлового подхода, а не общей команды «очистить архив».

В медицинской сфере к обычным требованиям Закона № 152-ФЗ добавляются специальные обязанности по ведению и хранению медицинской документации. Здесь нельзя механически применять общие сроки уничтожения по закону без анализа отраслевых правил, потому что ошибка затронет не только вопросы конфиденциальности, но и лицензионные, контрольные и доказательственные риски. Это особенно заметно в спорах с пациентами и при взаимодействии с надзорными органами, где значение имеют полнота записей, законность доступа и корректное документирование каждого действия. В таких случаях правовую позицию нередко приходится выстраивать на стыке защиты данных и медицинского права.

Компании, работающие с большими клиентскими базами, часто сталкиваются с другой проблемой: маркетинг, продажи, сервис и претензионный блок хранят одни и те же сведения в разных системах. Пока не проведена инвентаризация потоков данных, уничтожение персональных данных будет неполным. Для юридически надежной процедуры важно видеть не только главный реестр, но и дубли в почте, мессенджерах, телефонии, облачных папках и отчетных выгрузках.

Как юрист выстраивает правовую позицию по уничтожению персональных данных

Когда вопрос уже вышел за пределы внутренней переписки, одной организационной дисциплины недостаточно. Юрист начинает не с акта, а с квалификации отношений и оснований обработки. Нужно понять, какие категории данных есть у оператора, на каких законных основаниях они собирались, какие сроки хранения действуют для каждого массива и действительно ли наступил момент, когда уничтожение персональных данных обязательно. Без этой работы даже грамотно оформленный акт уничтожения персональных данных может оказаться документом, который не соответствует реальной правовой ситуации.

Следующий этап связан с доказательствами. Если есть обращение субъекта, жалоба в Роскомнадзор, внутренний конфликт или риск судебного спора, важно зафиксировать не только конечный акт, но и весь контур принятия решения. Сюда входят локальные документы, матрица сроков хранения, приказы о назначении ответственных лиц, регламент работы ИТ-службы, сведения о том, как действует комиссия по уничтожению данных, а также переписка и технические подтверждения. Такой массив позволяет показать, что уничтожение персональных данных было результатом правомерной процедуры, а не реакцией на уже возникшую претензию.

Если спор все же развивается, значение имеет профиль процесса. Жалобы и предписания надзорных органов могут потребовать административного обжалования и, при наличии оснований, судебной защиты. Договорный конфликт может затронуть допустимость хранения данных представителей контрагента после прекращения отношений. Трудовой спор нередко ставит вопрос о том, какие кадровые сведения подлежали хранению, а какие уже должны были быть удалены. Когда разногласия переходят в суд, необходима не только формальная ссылка на Закон № 152-ФЗ, но и доказательная логика, сопоставимая с подходом, который используется при сопровождении арбитражного спора, если конфликт связан с деятельностью компании и документированием ее обязанностей.

На практике наилучший результат дает не разовое исправление последствий, а выстраивание работающей системы. В нее обычно входят карта процессов обработки, разграничение доступов, график ревизии сроков хранения, шаблон акта, регламент удаления из электронных систем и порядок ответа на обращения субъектов. Тогда уничтожение персональных данных перестает быть уязвимой точкой, которую вспоминают только после жалобы, и превращается в нормальную часть корпоративного контроля.

В 2026 году ключевой вывод остается прежним: оператор должен уметь не только прекратить обработку, но и доказать, что это сделано законно, своевременно и полно. Для этого нужны корректно определенные сроки уничтожения по закону, понятный внутренний порядок, рабочая комиссия по уничтожению данных там, где она действительно нужна, и качественно оформленный акт уничтожения персональных данных. Если у компании есть спорные категории документов, распределенные ИТ-системы или отраслевые ограничения по хранению, правовую модель лучше проверять заранее. Тогда подтверждение уничтожения для РКН не придется собирать в спешке, а уничтожение персональных данных не станет источником новых рисков вместо их снижения.

Если вам нужна надежная команда юристов с большим практическим опытом, обращайтесь в ООО ЮК Шмелева и партнеры. Заявку можно оставить на сайте нашей юридической компании или позвонить по телефону 8 (800) 201 56 52. Отзывы о нашей работе можно посмотреть на Яндекс.Картах.